Le planning variable s'adresse aux parents dont les besoins d'accueil ne sont pas prévisibles sur l'année
💡 Pour comprendre le cadre conventionnel et le calcul du salaire (minimum garanti, formule, exemples chiffrés), voir l'article 🔗 Le planning variable: cadre et règles
Comprendre : pourquoi utiliser le planning variable
Le planning variable convient lorsque le besoin d'accueil du parent est structurellement non prévisible : métiers à plannings tournants non cycliques (certains métiers hospitaliers, aide à domicile), activités saisonnières aux pics imprévisibles, situations professionnelles instables, gardes alternées combinées à un planning professionnel mouvant.
⚠️ Le planning variable est à utiliser en dernier recours, quand aucun autre paramétrage ne reflète fidèlement le besoin réel. C'est le mode de gestion le plus complexe et la principale source de malentendus.
Si le besoin est variable mais cyclique (alternance scolaire/vacances, roulement 2×8…), préférez le 🔗 planning en semaines types, qui sécurise davantage la relation.
Avant de paramétrer
Ayez sous la main :
les nom et prénom de l'enfant ;
les coordonnées du parent 1 : nom, prénom, email, téléphone ;
les coordonnées du parent 2 s'il y a un deuxième parent au contrat ;
la modalité : année complète (52 semaines) ou année incomplète (46 semaines ou moins) ;
la date de début du contrat et la date de fin estimée ;
une éventuelle période de familiarisation (oui / non) ;
le nombre d'heures minimum par semaine convenu avec le parent (plancher de salaire) ;
la liste complète des jours où l'enfant pourra potentiellement être accueilli dans le cadre du contrat ;
les indemnités prévues (entretien, repas, goûter, kilomètres)
À chaque début de mois (ou de semaine selon le rythme convenu), vous aurez aussi besoin du planning transmis par le parent pour saisir les semaines à venir.
Paramétrer un planning variable pas à pas
1. Créer un nouveau contrat
Depuis l'application, ouvrez le menu Contrat puis cliquez sur Ajouter un contrat.
2. Ajouter un enfant
Cliquez sur Ajouter un enfant, renseignez son prénom et son nom, puis cliquez sur Suivant.
3. Renseigner les coordonnées des parents
Pour le parent 1, renseignez le nom, le prénom, l'email et le numéro de téléphone. S'il y a un parent 2, faites défiler la page et ajoutez ses coordonnées de la même manière. Cliquez ensuite sur Suivant.
💡 Si vous activez ensuite la co-validation de la feuille de présence pour ce contrat, l'email et le téléphone d'au moins un parent seront nécessaires.
4. Choisir le type de contrat et les dates
Renseignez :
la modalité d'accueil : Année complète (52 semaines) ou Année incomplète (46 semaines ou moins) ;
la date de début du contrat ;
la date de fin estimée.
Si une période de familiarisation est prévue, cochez la case correspondante.
🔗 Pour en savoir plus : voir l'article Période de familiarisation.
Cliquez ensuite sur Suivant.
5. Choisir le type de planning
Sélectionnez Planning variable, puis cliquez sur Suivant.
6. Définir le minimum hebdomadaire et les jours d'accueil possibles
Sur cet écran, vous renseignez les deux éléments structurants du contrat variable :
Le nombre d'heures minimum par semaine convenu avec le parent. C'est cette valeur qui sert de plancher de salaire et permet à Envola de calculer la mensualisation à inscrire au contrat.
Les jours d'accueil possibles dans la semaine : cochez tous les jours où l'enfant pourra potentiellement être accueilli, peu importe le nombre de jours et de semaines.
⚠️ Attention : si l'enfant est accueilli une semaine le lundi et mardi, et une autre semaine le jeudi et vendredi, il faut cocher lundi, mardi, jeudi et vendredi. C'est-à-dire l'ensemble des jours où l'accueil peut avoir lieu sur la durée du contrat.
Cliquez ensuite sur Suivant.
7. Définir le planning
Vous arrivez sur l'écran Gestion du contrat → Définir le planning. Une vue calendrier vous montre le mois en cours et toutes ses semaines.
Cliquez sur la semaine que vous souhaitez paramétrer.
Définissez les horaires journée par journée, comme pour un planning régulier ou en semaines types : horaires d'arrivée et de départ, indemnités, deuxième temps d'accueil et pop automatique si besoin.
Confirmez les horaires de la semaine.
💡 Vous n'êtes pas obligée de configurer toutes les semaines d'un coup. Saisissez mois par mois ou semaine par semaine selon le rythme auquel le parent vous transmet son planning. Vous pourrez compléter au fil de l'eau, depuis la fiche contrat de l'enfant.
Cliquez ensuite sur Suivant.
🔗 Pour le détail des indemnités : voir l'article Paramétrer les indemnités.
🔗 Pour le périscolaire (deuxième temps d'accueil) : voir l'article Paramétrer un contrat en périscolaire + pop automatique.
8. Vérifier le récapitulatif et terminer
Vous arrivez sur un écran récapitulatif qui reprend les informations saisies : enfant, parents, type de contrat, minimum hebdomadaire, jours d'accueil, plannings paramétrés. Vérifiez que tout est correct, puis cliquez sur Terminer.
Pour activer l'offre Évolution sur ce contrat (gestion contractuelle et déclaration Pajemploi), suivez la procédure dédiée. 🔗 Voir l'article Activer Évolution.
Modifier un contrat ou un planning déjà paramétré
Le minimum hebdomadaire, les jours d'accueil possibles et tout autre élément contractuel (tarif, indemnités…) ne se modifient pas en cours de contrat sans passer par un avenant.
Les plannings mensuels saisis peuvent en revanche être ajustés tant que la feuille de présence n'est pas verrouillée — par exemple si le parent envoie une mise à jour avant le début du mois.
🔗 Pour les avenants : voir l'article Créer et gérer un avenant.
À retenir
Le parcours est identique au planning régulier jusqu'à l'étape Type de planning ; la divergence commence à la sélection Planning variable.
Le contrat repose sur un minimum hebdomadaire + une liste de jours d'accueil possibles (tous les jours potentiels, pas seulement ceux d'une semaine donnée).
Le planning mensuel se saisit ensuite, semaine par semaine, depuis l'écran Définir le planning.
Vous n'êtes pas obligée de tout saisir d'un coup : remplissez au rythme où le parent transmet son planning.
Le périscolaire et les indemnités se paramètrent au sein de chaque journée de planning, comme en régulier.
Toute modification durable du contrat passe par un avenant.
Point de vigilance
⚠️ Une fois le planning du mois transmis et saisi, il devient contractuel. Les heures prévues sont dues, même si le parent n'utilise finalement pas toutes les heures. À expliquer clairement au parent dès la signature pour éviter les malentendus.
⚠️ Cocher tous les jours d'accueil potentiels : un jour non coché ne pourra pas être utilisé pour saisir un planning, et n'apparaîtra pas dans les jours déclarés à Pajemploi.
Conseils pour éviter les malentendus
Conseiller au parent de transmettre des plannings proches du minimum. Un planning sous le minimum ne diminue pas le salaire — il crée seulement de la confusion et des surcoûts si des heures en plus s'ajoutent.
Éviter les minimums trop bas. Un minimum très inférieur au besoin réel génère beaucoup d'heures complémentaires ou majorées.
Expliquer dès la signature que le planning transmis engage le parent, et que les heures non utilisées ne sont pas remboursées.
Respecter les délais de prévenance pour la transmission du planning (fixés au contrat).
Bien qualifier les absences : à déduire, non déductible, ou à salaire maintenu. Une erreur change tout le calcul.
Articles annexes
🔗 Paramétrer les indemnités
🔗 Période de familiarisation
🔗 Activer Évolution
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