Paramétrer les indemnités (repas et kilométriques)

Dans Envola, les indemnités se paramètrent toujours en lien avec le planning : pour chaque jour d'accueil, vous indiquez les indemnités prévues. L'application les reporte ensuite automatiquement sur la feuille de présence, ce qui vous évite de les recompter à la main en fin de mois.

Comprendre : quelles indemnités vous pouvez paramétrer

Sur un jour d'accueil, vous pouvez ajouter une ou plusieurs indemnités journalières :

Petit-déjeuner
Déjeuner
Goûter
Dîner
Kilométrique (avec le nombre de kilomètres du jour)

Activer une indemnité sur une journée signifie que vous avez bien fourni ce repas, ou effectué le trajet concerné, ce jour-là. C'est cette activation qui permet à Envola de comptabiliser la bonne indemnité, au bon moment.

💡 L'indemnité d'entretien n'est pas concernée par ce paramétrage journalier : elle est gérée séparément, dans le cadre de l'offre Évolution.

🔗 Pour en savoir plus : voir l'article L'indemnité d'entretien.

Avant de paramétrer

Ayez sous la main les indemnités prévues au contrat :

les repas à votre charge (petit-déjeuner, déjeuner, goûter, dîner) ;
le cas échéant, le nombre de kilomètres par trajet ;
avec l'offre Évolution, les montants convenus au contrat pour chaque indemnité.

Paramétrer les indemnités dans le planning, pas à pas

Le paramétrage se fait à l'étape Semaine type, au moment de la création du contrat (ou de sa modification).

Ouvrir la journée à configurer

Le paramétrage est identique quel que soit le type de planning : semaine type unique (planning régulier), semaines types ou semaines variables. Vous retrouvez le même bloc Indemnités journalières sur chaque jour à configurer.

PiouPiou ou Évolution : ce qui change

Avec PiouPiou, les indemnités fonctionnent comme des compteurs : aucun prix n'est demandé. L'application vous aide à compter le nombre exact d'indemnités à reporter en fin de mois.
Avec Évolution, un montant est associé à chaque indemnité dans le contrat. Seules les indemnités pour lesquelles un prix a été convenu au contrat peuvent être ajoutées au niveau de l'enfant, et l'application calcule directement les montants.

Retrouver et ajuster les indemnités sur la feuille de présence

Sur la feuille de présence, une colonne reprend les indemnités prévues pour chaque jour. Vous pouvez aussi les ajuster jour par jour depuis l'onglet Présences.

En ouvrant le jour d'un enfant, un bloc « Indemnité.s prévue.s ce jour » affiche toutes les indemnités : celles en bleu sont activées, les autres sont désactivées. Si l'indemnité kilométrique est activée, le nombre de kilomètres s'affiche.

Touchez une icône pour la désactiver (la griser) ou la réactiver.
Vous pouvez également modifier le nombre de kilomètres.

En cas d'absence de l'enfant ou de l'assistante maternelle sur la journée entière, toutes les indemnités du jour sont automatiquement désactivées, pour ne pas être comptabilisées ni affichées sur la feuille de présence. Vous pouvez les réactiver manuellement si besoin, par exemple si vous aviez déjà préparé le repas.

Point de vigilance

⚠️ L'automatisme ne joue que pour une absence sur la journée entière. Dans les autres cas, l'ajustement est manuel :

Retard ou absence sur une partie de la journée seulement : désactivez vous-même les indemnités concernées.
Jour d'accueil non prévu où l'enfant est finalement présent : ajoutez les indemnités manuellement depuis les Présences.
Modification durable des indemnités prévues dans vos semaines types : passez par la modification du contrat (avenant), et non par un ajustement ponctuel.

🔗 Pour la procédure : voir l'article Créer et gérer un avenant.

À retenir

Les indemnités se paramètrent journée par journée, à l'étape Semaine type du contrat.
Cinq types : petit-déjeuner, déjeuner, goûter, dîner et kilométrique (avec la distance).
Activer une indemnité signifie que vous avez fourni ce repas ou effectué ce trajet.
L'indemnité d'entretien est gérée à part, dans l'offre Évolution.
PiouPiou : compteurs sans prix. Évolution : montants convenus au contrat.
Une absence sur la journée entière désactive automatiquement les indemnités ; les retards, absences partielles et jours en plus se gèrent à la main depuis les Présences.

Besoin d'aide

Un doute, une question ? N'hésitez pas à revenir vers nous depuis l'application, nous sommes là pour vous accompagner au mieux.