Valider ma feuille de présence avant la fin du mois et comprendre la régularisation automatique
La co-validation a été pensée pour vous permettre de préparer votre fin de mois plus sereinement, et plus tôt. À partir du 23 du mois, vous validez votre feuille de présence ; les parents en prennent connaissance et la valident à leur tour; puis Envola verrouille la feuille et reporte automatiquement les éventuels écarts de fin de mois sur la feuille du mois suivant , sans aucune ressaisie de votre part.
Comprendre la co-validation et la régularisation
La co-validation vous permet de valider votre feuille de présence avant la fin du mois, puis de la transmettre automatiquement aux parents employeurs pour relecture. Elle sert à sécuriser la fin de mois :
vous préparez votre déclaration plus tôt ;
les parents disposent d'un récapitulatif clair, ce qui évite les incompréhensions ;
les éventuelles différences entre la feuille validée et la réalité de fin de mois sont reportées automatiquement le mois suivant, sans ressaisie.
⚠️ À noter : les parents ne modifient jamais directement votre feuille. S'ils repèrent une erreur, ils vous en parlent, c'est vous qui corrigez, puis relancez la validation.
Avant de valider votre feuille
Deux dates structurent tout le cycle :
Le 23 du mois à 00h01 : votre feuille devient validable, selon vos préférences vous pouvez recevoir une notification.
Le 1er du mois suivant à 00h01 : la feuille du mois précédent est définitivement bloquée, et le calcul de la régularisation est déclenché.
Avant de lancer la validation, prenez un moment pour vérifier que :
les jours d'accueil sont bien renseignés ;
les horaires sont corrects ;
les absences éventuelles sont bien indiquées ;
les indemnités sont cohérentes ;
il n'y a pas de jour manquant ni d'incohérence signalée par l'application.
Valider votre feuille pas à pas
Lancer la validation
À partir du 23, validez votre feuille depuis la vue Feuille de présence ou directement depuis le PDF (bouton « Valider »
Compléter ce qui manque, si besoin
Si votre planning n'est pas complet (planning multi-semaines ou variable), un pop-up s'affiche :
Si des pops sont manquants ou incohérents :
« Pour commencer le processus de validation, veuillez vous assurer que le planning est complet pour ce mois. »
« Pour valider votre feuille de présence, vous devez popper les jours manquants et/ou corriger les incohérences du mois. »
3. Confirmer
Si tout est en règle, un pop-up de confirmation s'affiche :
Vous confirmez avec le bouton « Confirmer ». Votre feuille est alors envoyée aux parents par email.
La validation côté parent
Les parents reçoivent un email avec la feuille de présence et un bouton pour la valider. Ils disposent de 72 heures :
si un parent valide, la feuille est verrouillée immédiatement ;
si aucun parent ne répond dans le délai, la feuille est verrouillée automatiquement ;
si plusieurs parents sont renseignés sur le contrat, la validation par un seul suffit.
Les parents ne modifient pas directement la feuille dans l'application. S'ils constatent une erreur, ils vous en parlent : vous corrigez, puis vous relancez la validation.
Pendant ce délai, une bannière orange « En attente validation parent » apparaît en haut de votre vue Feuille de présence.
Le verrouillage de la feuille
Une feuille verrouillée est figée pour la déclaration et pour le calcul de la régularisation. Elle est verrouillée soit lorsque le parent clique sur « Valider », soit automatiquement après 72 heures sans réponse.
Une fois la feuille verrouillée :
les présences avant la date de votre validation sont figées et ne sont plus modifiables ;
les présences après votre date de validation restent modifiables par vous jusqu'au 1er du mois suivant. C'est tout l'intérêt de la co-validation : le PiouPiou continue d'enregistrer les présences et vos modifications, et tout écart entre la feuille verrouillée et la réalité de fin de mois sera reporté automatiquement en régularisation le mois suivant ;
le 1er du mois suivant à 00h01, le mois précédent est totalement bloqué.
Une pastille « Verrouillée » apparaît sur la vue Feuille de présence et sur le PDF. Vous pouvez télécharger la feuille verrouillée : c'est la version finale à conserver ou à transmettre.
La notification de verrouillage:
Vous êtes prévenue dès que la feuille est verrouillée :
« Bonne nouvelle ! [PRÉNOM PARENT] a validé la feuille de présence du mois de [MOIS] pour [PRÉNOM ENFANT]. Elle est désormais verrouillée. » (validation par un parent)
« La feuille de présence du mois de [MOIS] pour [PRÉNOM ENFANT] a été automatiquement verrouillée. Les parents n'ont pas répondu dans le délai imparti. » (verrouillage automatique)
La régularisation automatique
La régularisation correspond aux écarts constatés entre la feuille que vous avez validée et la réalité des présences en fin de mois.
Quand est-elle calculée ? Le 1er du mois suivant à 00h01, après le blocage définitif du mois précédent. Envola compare alors la feuille telle qu'elle était au moment de votre dernière validation avec ce qui a réellement été saisi en fin de mois.
Que peut-elle contenir ?
des heures normales en plus ou en moins ;
des heures complémentaires ;
des heures majorées ;
des indemnités ;
des absences ayant un impact sur la rémunération ou les indemnités.
Où apparaît-elle ? S'il existe un écart, la régularisation s'affiche en bas de la feuille de présence du mois suivant. S'il n'y a aucun écart, rien ne s'affiche.
Vous n'avez rien à ressaisir. Le calcul est entièrement automatique à partir des données saisies dans Envola. Votre seule mission : vous assurer que les présences réelles sont bien à jour jusqu'à la fin du mois.
À retenir: le parcours en 6 étapes
Vous activez la co-validation sur le contrat concerné, dans la rubrique « Co-validation des horaires du mois ».
À partir du 23, vous validez votre feuille : vous relisez, vous corrigez les éventuels manques, puis vous confirmez.
Les parents reçoivent la feuille par email et disposent de 72 heures pour la valider.
La feuille est verrouillée, soit par le parent, soit automatiquement après 72 heures.
Vous continuez à saisir les présences réelles jusqu'à la fin du mois.
Le 1er du mois suivant, la régularisation est calculée automatiquement et apparaît sur la feuille du mois suivant s'il y a des écarts.
Besoin d'aide
Un doute, une question ? N'hésitez pas à revenir vers nous depuis l'application — nous sommes là pour vous accompagner au mieux.
Activer la co-validation des horaires du mois sur un contrat
La co-validation s'active simplement, contrat par contrat. Une fois activée, vous pourrez valider et partager votre feuille de présence dès le 23 du mois.
Où activer la co-validation
Depuis la gestion de chaque contrat, rubrique « Co-validation des horaires du mois»
⚠️ L'activation se fait contrat par contrat. Vous pouvez l'activer pour un enfant et pas pour un autre.
Avant d'activer : les conditions
Pour activer la co-validation, il faut que :
au moins un parent du contrat ait un email et un téléphone renseignés ;
les feuilles des mois précédents soient complètes (pas de pops manquants ni d'incohérences) ;
le contrat soit toujours actif à la fin du mois.
Si plusieurs parents sont renseignés, un seul contact suffit. L'email sert à envoyer la feuille aux parents pour validation ; le téléphone sécurise le contact parent du contrat.
Activer la co-validation pas à pas
Activez votre fonctionnalité
Validez avec le bouton « Valider ». Tous les mois précédant le mois en cours sont alors verrouillés pour ce contrat — pour repartir sur une base propre.
Si l'activation est impossible
Si une condition manque, le toggle est grisé. Au clic, l'application indique quoi corriger :
« Le mail et/ou le téléphone d'un parent sont manquants. Veuillez les compléter dans la fiche du contrat pour activer cette fonctionnalité. »
« Veuillez popper les jours manquants ou corriger les irrégularités des mois précédents pour verrouiller les feuilles de présence passées et activer cette fonctionnalité. »
Désactiver la co-validation
L'option peut être désactivée à tout moment, pour un contrat.
⚠️ Point de vigilance : les mois déjà verrouillés au moment de l'activation ne redeviennent pas modifiables si vous désactivez l'option. Et si vous désactivez alors qu'une feuille est « Validée » ou « En attente validation parent », le processus s'interrompt pour ce contrat.
À retenir
Activation contrat par contrat.
Conditions : 1 parent avec email + téléphone, mois précédents complets, contrat actif.
L'activation verrouille les mois passés (base propre).
Désactivable à tout moment, mais sans rouvrir les mois déjà verrouillés.
Articles annexes
Besoin d'aide
Un doute, une question ? N'hésitez pas à revenir vers nous depuis l'application — nous sommes là pour vous accompagner au mieux.