La feuille de présence est le document central qui récapitule tout ce qui s'est passé durant le mois pour un enfant donné. Elle a pour objectif de refléter fidèlement la réalité de l'accueil tout en automatisant les calculs de déductions ou d'heures complémentaires, afin de vous faire gagner du temps lors de la déclaration de salaire.

Comprendre et utiliser votre feuille de présence

1. Analyser les informations générales

En haut et en bas du document, vous retrouverez les informations de cadrage : le mois concerné, le nom de l'enfant, celui du parent et le vôtre.
Consultez la légende située en bas ; elle est essentielle pour décoder les différents symboles et couleurs utilisés dans le tableau.

2. Suivre les détails de l'accueil (Tableau de présence)

Horaires du contrat : La deuxième colonne indique les heures prévues initialement. Les totaux en bas de colonne sont affichés en heures/minutes mais aussi en décimal pour faciliter vos futurs calculs.
Horaires réels : Cette colonne affiche les heures d'arrivée et de départ réelles (les "pops"). Vous pouvez y voir si la saisie a été faite par vous-même ou par le parent,.
Heures en plus ou en moins : Les heures à déduire apparaissent en rouge pour une lecture rapide, tandis que les heures supplémentaires sont en noir.

3. Gérer les cas spécifiques et les absences

Retards ou départs anticipés des parents : Si un parent dépose l'enfant plus tard ou vient le chercher plus tôt que prévu par convenance, cela n'a aucun impact sur votre salaire. Le temps réel est noté, mais rien n'est déduit de vos heures contractuelles.
Heures complémentaires : À l'inverse, si l'enfant arrive plus tôt ou part plus tard que prévu, l'application comptabilise automatiquement ce temps de travail en plus,.
Absences justifiées : Les absences de l'assistante maternelle (ex: rendez-vous médical) ou de l'enfant (ex: maladie avec certificat médical dans la limite de 5 jours par an) déclenchent automatiquement une déduction d'heures selon la convention collective.

4. Utiliser la synthèse du mois

À la fin du document, la section "Synthèse" regroupe tous les calculs faits pour vous : total des absences, temps de travail en plus et surtout le total des heures à déduire,.
Ces données sont présentées en format décimal pour que vous puissiez les reporter directement sur votre outil de paie ou sur votre déclaration.

En utilisant cette feuille de présence, vous garantissez une transparence totale avec les parents employeurs. Chaque heure est justifiée par un événement précis, ce qui limite les erreurs et les discussions lors du règlement du salaire.

Si vous ne trouvez pas de réponse à vos questions malgré ces explications, n'hésitez pas à nous contacter.

Comprendre la feuille de présence au début et à la fin de contrat

Voici comment gérer et comprendre le fonctionnement de votre feuille de présence lorsqu'un contrat commence ou se termine en milieu de mois dans l'application Envola.

La gestion des débuts et fins de contrat est souvent délicate car elle nécessite un calcul de déduction du salaire mensuel qui peut s'avérer complexe. L'application Envola simplifie cette procédure en effectuant automatiquement ces déductions d'heures sur votre feuille de présence afin de faciliter la préparation de la paie

1. Paramétrer les semaines dès le début du mois

Même si votre contrat commence officiellement en milieu de mois (par exemple le 13), il est essentiel de paramétrer les heures prévues pour les semaines types dès le 1er du mois dans vos réglages.
Cette étape est indispensable, que vous ayez un planning simple, à plusieurs types de semaines ou un planning variable. C'est ce paramétrage qui permet à l'application de calculer précisément les heures à déduire pour la période non travaillée.

2. Visualiser les déductions au démarrage

Générez votre feuille de présence pour le mois de début de contrat.
L'application affichera automatiquement les heures prévues qui n'ont pas été effectuées avant le début réel du contrat comme des heures à enlever. Vous verrez ainsi clairement, en fin de mois, le total des heures à déduire de la mensualité.

3. Gérer la fin de contrat

Pour un contrat qui s'arrête, rendez-vous dans l'application pour confirmer la date de fin (par exemple le 15 du mois).
Une fois la fin de contrat actée, générez la feuille de présence correspondante.

4. Vérifier les absences de fin de mois

Sur la feuille de présence générée, l'application identifiera automatiquement toutes les périodes comprises entre la fin du contrat et la fin du mois civil.
Toutes ces heures seront marquées comme des absences à déduire, vous permettant de finaliser le dernier calcul de salaire sans erreur.

En automatisant le décompte des heures à soustraire en début et en fin de contrat, l'application vous assure une gestion rigoureuse et transparente vis-à-vis des parents employeurs.