La gestion des tolérances est un outil précieux qui vous permet de définir une marge de flexibilité horaire avant que l'application ne commence à comptabiliser des heures supplémentaires. Cela permet notamment de ne pas facturer les quelques minutes passées à échanger avec les parents lors de l'accueil ou du départ de l'enfant.
1. Accéder au paramétrage
Depuis votre application, naviguez vers votre "Profil".
Cliquez sur l'onglet intitulé "Tolérances".
2. Fixer vos seuils de tolérance
C'est à cet endroit que vous déterminez le nombre de minutes à partir duquel un retard ou une avance sera officiellement compté sur la feuille de présence.
Vous êtes totalement libre de ce choix : vous pouvez mettre zéro pour une précision absolue, ou une durée plus longue si vous souhaitez être plus souple avec les parents.
3. Comprendre le fonctionnement du calcul
Le système fonctionne par palier :
Si vous fixez une tolérance de 10 minutes, et que le parent arrive avec 9 minutes de retard, la colonne "heures en plus" de la feuille de présence affichera zéro.
Dès que le seuil de 10 minutes est atteint ou dépassé, l'application commence à compter. Attention, elle ne compte pas uniquement la minute de dépassement, mais bien la totalité des 10 minutes dans la colonne des heures supplémentaires.
4. Vérifier l'impact sur la feuille de présence
Une fois ces tolérances fixées, l'application automatise les calculs sur votre feuille de présence, vous évitant ainsi d'avoir à ajuster manuellement chaque petit décalage quotidien.
Est-il possible d'avoir différents seuils de tolérance suivant les familles ?
Cela n’est pas possible pour le moment de définir un seuil de tolérance différent selon les familles. Pour rappel, le seuil de tolérance correspond au nombre de minutes non considérées comme heures supplémentaires.
Par exemple, si vous indiquez 5 minutes de tolérance, pour une fin de contrat à 17h30 et un départ à 17h35, le PiouPiou ne comptabilisera pas ces 5 minutes comme heures supplémentaires.
Vous avez toutefois la main sur votre gestion : vous pouvez définir un seuil de tolérance unique (par exemple 0 minute) et, ensuite, préciser à certaines familles que vous tenez compte de leur situation en tolérant un léger retard, sans pour autant modifier les horaires enregistrés dans l’application. Vous pouvez aussi, en fin de mois, simplement indiquer à la famille concernée que vous ne tiendrez pas compte de ces petits dépassements dans leur situation.
Le paramétrage des tolérances vous offre une plus grande sérénité dans votre gestion comptable en automatisant le calcul des heures réelles tout en respectant la flexibilité que vous souhaitez accorder aux parents.
Si vous ne trouvez pas de réponse à vos questions malgré ces explications, n'hésitez pas à nous contacter.